Comment mieux structurer ses réunions ?

La réunionite est le mal actuel des entreprises. Il n’est pas si rare de voir des entreprises qui utilisent la réunion de la journée du lundi pour organiser et planifier toutes les autres réunions qui auront lieu dans la semaine... Peut mieux faire ?

À quoi doit servir une réunion ?

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d'un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre collectivement des décisions. Avant de déclencher une réunion, il est impératif d’identifier clairement le ou les objectifs de la réunion, de définir le cadre du résultat recherché, de déterminer quels sont les participants et quel doit être le rôle de chacun. Pour qu’une réunion soit efficace, il faut la préparer. Elle doit donc être la plus courte possible et menée dans un souci d'efficacité, afin de déboucher sur des interventions concrètes. Idéalement, un plan d’action doit être remis à tous les participants à l’issue de la réunion.

À quelle fréquence doit-on tenir une réunion ?

Les réunions sont des maux nécessaires pour transmettre l’information entre différents acteurs de l’entreprise. Idéalement, les réunions doivent être fixées si elles ont une réelle utilité. Il est par exemple, fort déconseillé de programmer une réunion hebdomadaire sans objet précis. La date et l’heure de la réunion doivent également être choisies en fonction de la disponibilité des participants et de la durée prévue. Il est toutefois préférable, dans la mesure du possible, d’éviter les réunions entre 14 heures et 16 heures. Durant cette période, le cerveau est le moins alerte et par conséquent, les personnes moins réceptives et moins productives.

Quels sont les outils qui peuvent simplifier les réunions ?

Pour éviter de perdre son temps en réunion, celle-ci doit faire l’objet d’une préparation. Ainsi, il faut qu’elle ait un ordre du jour, qu’elle soit participative et qu’à son issue, un plan d’action soit émis et diffusé. Ces questions dont tout le monde pense qu’elles relèvent du pur bon sens, sont souvent difficiles à mettre en pratique. En effet, préparer une réunion peut se montrer un travail fastidieux et son contenu peut se révéler incomplet. Pour remédier à cette situation, l’utilisation d’outils collaboratifs apparaît nécessaire pour que les participants puissent intégrer leurs informations afin de pouvoir réagir pendant et après la réunion. Vous pouvez vous servir d’une application ou d’un logiciel, mais rappelez-vous que l’important c’est de participer !